Consultoría estratégica
Diseño del espacio de trabajo con independencia del lugar de trabajo
¿Trabajar desde cualquier lugar?
¿Dónde estás sentado ahora mismo mientras lees estas pocas palabras? ¿En casa? ¿En el tren, en el aeropuerto? ¿En un espacio de co-working, en la playa o en una oficina clásica? ¿Ha colocado su portátil en un escritorio de altura regulable mientras se reclina y se relaja en una silla de escritorio ergonómica? ¿O está equilibrando su teléfono móvil en una mano mientras abre la puerta para el cartero y da una patada a un bloque de Lego? ¿Y sus empleados y compañeros de trabajo?
Cada vez son más las personas que trabajan a distancia, especialmente las que desempeñan funciones administrativas. El trabajo descentralizado se ha vuelto más relevante y, en el futuro, tendrá un efecto duradero en la forma en que trabajamos y en nuestros paisajes de oficina. La oficina era, y sigue siendo, un componente clave de la cultura corporativa y algo con lo que identificarse. La creciente digitalización está transformando la oficina de un lugar de trabajo a un lugar de intercambio y creatividad. Al mismo tiempo, ha dejado de ser el lugar principal o único de prestación de servicios y esto debe tenerse en cuenta a la hora de planificar. Las empresas deben revisar el diseño de sus oficinas teniendo esto en cuenta y desarrollar conceptos modernos para integrar la cultura corporativa y el diseño corporativo cuando se trabaja a distancia.
Diseño de oficinas: ¿Cómo es la oficina del futuro?
Los requisitos de los espacios de oficinas y lugares de trabajo de las empresas cambiarán significativamente en un futuro próximo. Con el aumento del trabajo a distancia, los puestos de trabajo formales no serán necesarios en la medida actual. Los que no trabajen in situ todos los días también podrán compartir su puesto de trabajo con otros. El concepto de "escritorio compartido" sustituirá en el futuro a los escritorios personales dedicados. Esto plantea múltiples cuestiones, como cuál es la combinación óptima de lugares de trabajo, qué espacios de oficina son fundamentales y cuáles pueden alquilarse de forma flexible.
En el nuevo mundo laboral, la oficina va a ser un lugar que se adapte de forma óptima a los cambios en las tareas y formas de trabajo. No se trata sólo de requisitos técnicos. El nuevo mundo laboral implica cambios fundamentales en el diseño y el uso de las oficinas.
Optimizar el espacio y reducir los costes
Hay que revisar la distribución de los espacios de oficina. Las salas y los puestos de trabajo deben reconsiderarse y ajustarse en consecuencia para que el espacio disponible se utilice de forma óptima en todo momento. Cada vez más personas trabajan desde casa o a distancia, por lo que hay menos demanda de puestos de trabajo totalmente equipados. Por otro lado, aumenta considerablemente la demanda de puestos de trabajo que puedan utilizarse de forma flexible. Cuando varios empleados comparten un escritorio, también hay que reconsiderar el equipamiento del puesto de trabajo. ¿Qué funciones necesitan, herramientas especiales? ¿Qué partes de la infraestructura informática deben ajustarse? ¿Son todos los dispositivos técnicos compatibles entre sí? ¿Cuántos espacios silenciosos se necesitan? La adopción de estos ajustes permite ahorrar costes en los espacios de oficina. Los factores de sostenibilidad también pueden optimizar la oficina y reducir los costes. La implantación de una "oficina sin papeles" puede reducir la demanda individual de impresoras y materiales de impresión y, como ventaja adicional, hacer que la oficina esté más ordenada.
Actividad en lugar de presentismo
Why should someone go to the office if their home is nicer? The things that employees need from their office have changed. Simply having a desk, stable Internet connection, and coffee machine is no longer enough. Rather, the office should be an inviting location where people enjoy being. More than ever before, it is a place where people can interact in person, communicate, and work creatively. Company premises must be modified and designed accordingly.
¿Por qué debería alguien ir a la oficina si su casa es más agradable? Las cosas que los empleados necesitan de su oficina han cambiado. Ya no basta con tener un escritorio, una conexión a Internet estable y una máquina de café. Más bien, la oficina debe ser un lugar acogedor en el que la gente disfrute estando. Ahora más que nunca, es un lugar donde la gente puede interactuar en persona, comunicarse y trabajar de forma creativa. Las instalaciones de la empresa deben modificarse y diseñarse en consecuencia.
El mero hecho de presentarse a trabajar ya no es un factor de éxito, sino que ahora la atención se centra en los resultados y la calidad del trabajo. En el caso del trabajo en la oficina, eso significa que los empleados acuden al lugar de trabajo de forma específica para determinadas tareas o actividades. Es lo que se denomina trabajo basado en actividades. Los propios empleados pueden decidir la ubicación y el entorno de trabajo de cada actividad y/o gestionarlos de forma organizativa.
Al rediseñar los lugares de trabajo en favor de algo más basado en la actividad, las empresas manufactureras pueden considerar al mismo tiempo otra cuestión: la proximidad al producto. Los espacios para la lluvia de ideas y los puestos de trabajo basados en el escritorio pueden situarse cerca de la producción e incluso conectarse con ella visualmente. Esto es importante para que la comprensión de la calidad y la lealtad al producto por parte de los trabajadores se mantenga a pesar de trabajar en lugares diferentes.
La salud en el trabajo - la oficina de deportes
Con el rediseño de los espacios de oficina, el tema de la gestión de la salud está ganando protagonismo. La mayoría de las empresas ya han implantado escritorios de altura regulable, sillas ergonómicas y desginificación de la iluminación en función del uso. Los responsables de la toma de decisiones se enfrentan a la tarea de pensar en nuevos conceptos de lugar de trabajo y mobiliario de oficina alternativo. Los espacios para el ejercicio, el yoga y la relajación durante la pausa para comer, las reuniones o después de cerrar la sesión también forman parte de un lugar de trabajo saludable. Es importante identificar las expectativas y deseos de cada empleado y satisfacerlos en consecuencia.
Muchas empresas dudan en invertir en elementos de diseño modernos como éstos debido a los elevados costes. Sin embargo, las numerosas opciones de alquiler y arrendamiento financiero facilitan ahora la posibilidad de probar primero escaparates específicos en zonas seleccionadas antes de gastar grandes cantidades de dinero en todo el conjunto. Por lo general, se recomienda que el diseño de los nuevos paisajes de oficina sea flexible para poder probar nuevas ideas. Cada empresa debe decidir individualmente qué de-signo funciona mejor para ella y dar a sus empleados un apoyo óptimo a la hora de realizar sus actividades.
Cuando los empleados están contentos con su entorno de trabajo y disponen de áreas sociales que ofrecen opciones de intercambio y espacio para la lluvia de ideas creativa, trabajan de forma más productiva. Una alta satisfacción en el trabajo diario, combinada con las prestaciones sanitarias de la empresa, puede reducir el número de bajas por enfermedad de los empleados. Además, un diseño positivo de la oficina también puede influir en el impacto externo de la empresa a través de la marca del empleado.
Trabajar desde casa: Formar parte de la empresa sin salir de casa
¿Qué retos hay que superar cuando se trabaja desde casa?
Con el creciente número de empleados que trabajan desde casa, incluso durante más tiempo, surgen nuevos retos para las empresas y sus plantillas:
- ¿Qué equipamiento se necesita en el espacio de trabajo doméstico?
- ¿Cómo se garantiza la seguridad del proceso?
- ¿A qué retos se enfrentan los empleados?
- ¿Cómo se respeta la legislación laboral y la protección de datos?
- ¿Qué otras cuestiones organizativas hay?
Diseño del puesto de trabajo en casa
Lo ideal es que los puestos de trabajo en casa y en la oficina sean equivalentes entre sí. Para conseguirlo, las empresas deben proporcionar a sus empleados el equipamiento adecuado. Este equipo debe elegirse siempre de forma adecuada a la tarea y a las necesidades individuales de los empleados y directivos. En el mejor de los casos, los puestos de trabajo en casa se diseñan de forma que se reduzcan al máximo las distracciones del entorno.
La salud de los empleados debe seguir siendo una consideración incluso cuando trabajan desde casa. La mesa de la cocina no es una solución permanente para el trabajo productivo. Los escritorios, las sillas de oficina y la iluminación deben cumplir los requisitos de trabajo ergonómico y las normas técnicas.
En situaciones en las que los empleados no disponen de una habitación dedicada a una oficina en casa, los empresarios pueden ofrecerles soluciones pequeñas y sencillas, como una mesa de trabajo plegable y montada en la pared. No son necesarias grandes inversiones. Muchos muebles de oficina que ahorran espacio también pueden alquilarse, lo que permite a las empresas utilizarlos de forma flexible y rentable.
El paquete básico de equipamiento para trabajar desde casa incluye también dispositivos técnicos como un ordenador portátil, una pantalla, un teclado y una interfaz multimedia a juego para conectar todos los dispositivos. Junto con el hardware, también se necesitan las soluciones de software adecuadas para el trabajo desde casa.
Desafíos para los empleados
Trabajar desde casa no tiene el mismo grado de idoneidad para todos los empleados y actividades. A menudo, la gente no tiene espacio para una oficina independiente. Además, puede haber conflictos a la hora de compaginar el trabajo con los compromisos familiares, o puede haber una carga social derivada de los diversos requisitos cuando se trabaja desde casa.
Desafíos para la seguridad de los procesos
Cuando la mayor parte del trabajo se realiza desde casa y ya no desde la oficina, se corre el riesgo de que la comunicación se deteriore y disminuya la transparencia sobre los últimos avances y las cargas de trabajo. Por lo tanto, se necesitan directrices claras de comunicación porque las interacciones con los compañeros de trabajo ya no se producirán de forma espontánea y tendrán que ser planificadas. Esto puede tener un impacto negativo en la capacidad de innovación.
También hay que tomar precauciones para garantizar la productividad cuando se trabaja desde casa. Una gestión estricta del tiempo, normas sobre el horario de trabajo (horario central), una visión transparente del trabajo y normas como el "método 5S" deben seguir siendo un hecho cuando se trabaja desde casa. Esto significa que los responsables de una empresa deben motivar a sus empleados para que se organicen en consecuencia.
Lee la página "Dirigir el trabajo" para saber qué otros requisitos deben cumplir los directivos en un entorno de trabajo distribuido.
Desafíos con la legislación laboral y la protección de datos
Para que las empresas no infrinjan la legislación vigente cuando implanten el trabajo desde casa, es importante que sean conscientes de los posibles obstáculos. Los requisitos pertinentes de la legislación laboral y de seguridad y salud en el trabajo deben aplicarse a todos los empleados en la oficina, en casa y en cualquier otro posible lugar o forma de trabajo. Las auditorías correspondientes garantizan que las empresas han cumplido con estas disposiciones. Además, es fundamental tener en cuenta la protección de los datos personales (protección de datos) y de los datos de la empresa (seguridad de la información).
Los empleados deben ser informados de los últimos requisitos en estos campos para que puedan satisfacerlos en el entorno doméstico. A diferencia de lo que ocurre en una oficina, el personal suele compartir espacios de trabajo en casa con personas que no pertenecen a la empresa, como familiares o compañeros de piso. Otros problemas de seguridad cuando se trabaja desde casa son el uso privado del hardware de la empresa y la utilización de equipos de propiedad privada para el trabajo.
Centros de colaboración para una mayor flexibilidad
La comunicación y el intercambio son los temas centrales de la "nueva oficina". Se refuerzan cuando los espacios de oficina o los "centros de colaboración" de la empresa se abren también a otras áreas internas, trabajadores externos, socios colaboradores o estudiantes. No como un "día de puertas abiertas", sino con las normas correspondientes y cumpliendo los requisitos de seguridad (de los datos). Un grupo de reflexión con aportaciones externas, por ejemplo, puede promover la comunicación y el intercambio de conocimientos más allá de los límites (mentales) de una empresa.
Los centros de colaboración no sólo son atractivos para las nuevas empresas. Incluso las empresas establecidas pueden aprovechar los beneficios de esta forma flexible de trabajo. Pueden acceder a proveedores externos de espacios de trabajo compartidos u ofrecer sus propios espacios para empleados y personas ajenas a la empresa. Este tipo de modelos tampoco se limitan a una ciudad. De hecho, los centros de colaboración rurales, en particular, son una práctica probada. Los empleados de las regiones vecinas no tienen que elegir entre trabajar desde casa o desplazarse a una oficina lejana. En su lugar, pueden hacer uso de una estructura de oficina profesional en un centro de colaboración cercano a su lugar de residencia.
Cómo organizar el trabajo distribuido
Las empresas se enfrentan al reto de (re)definir las condiciones organizativas holísticas para sus futuras actividades en diferentes lugares de trabajo. La atención debe centrarse en una elección flexible del lugar de trabajo y del sitio de trabajo. A su vez, esto requiere la creación de una cultura en la que el trabajo desde casa o a distancia se acepte como algo equivalente al trabajo en una oficina. También exige un nivel correspondiente de confianza en los empleados.
Estas pueden ser algunas de las preguntas que necesitan respuesta:
- ¿Se garantiza la protección de datos y el cumplimiento de la directiva sobre el lugar de trabajo en todos los posibles lugares de trabajo?
- ¿Cómo se pueden cumplir en todas partes las exigencias específicas de los clientes (por ejemplo, los requisitos de la norma de seguridad de la información ISO/IEC 27001)?
- ¿Qué tareas sólo pueden realizarse en la oficina y no a distancia?
- ¿Qué normas se aplicarán para la accesibilidad y la comunicación dentro de los equipos distribuidos?
- ¿Cómo se puede garantizar que los empleados estén motivados, se sientan bien y se identifiquen con la empresa donde quiera que trabajen?
Lea nuestra página "Team to Work" para saber cómo puede fomentar la colaboración y la cohesión en los equipos descentralizados.
¿Cómo podemos apoyar de forma más eficaz al diseñar lugares de trabajo distribuidos?
La oficina: más que un lugar de trabajo
Podemos ayudarle a rediseñar las oficinas convencionales para convertirlas en oficinas basadas en la actividad.
Esto incluye la planificación e implementación de conceptos de escritorios compartidos y la integración de áreas administrativas para que sean multifuncionales. La prioridad aquí es un enfoque basado en procesos que rompa la mentalidad de silo y reúna a las diferentes áreas en una cadena de procesos.
Trabajamos con usted para planificar y diseñar un vínculo espacial entre la producción y la administración, tanto en la oficina principal como en los espacios de trabajo en casa y los centros de colaboración regionales. En colaboración con nuestros socios, desarrollamos conceptos de diseño -adaptados a sus necesidades- para diferentes áreas de trabajo para demandas individuales y basadas en actividades, como el pensamiento, el trabajo concentrado, el intercambio, el debate y la colaboración.
Elaboramos casos empresariales para identificar las inversiones que son una buena opción para su empresa y los resultados que se pueden conseguir con ellas. Para ello, también le asesoramos sobre los modelos de financiación de un rediseño. Eso puede significar averiguar si el leasing, la compra o el alquiler de espacio adicional puede ser la mejor opción para usted. La pregunta clave en esto es qué gastos supondrán un ahorro, y cuál es el ahorro. El objetivo es que los costes sean neutrales y que la productividad aumente.
Junto con usted, analizamos qué tipos de trabajo hay en su empresa. Elaboramos los "personae", es decir, los empleados modelo. Basándonos en ellos, podemos identificar las necesidades en relación con el diseño espacial, el equipamiento y los modelos de trabajo, tanto ahora como en el futuro. Además, le asesoramos sobre los procesos operativos basados en actividades que puede utilizar para gestionar las cargas de trabajo desde la oficina, desde casa o a distancia.
Trabajo a distancia - Trabajo desde casa y centros de colaboración
Para la óptima integración del trabajo a distancia en la vida cotidiana de la empresa, creamos conceptos adaptados a su situación para trabajar desde casa o un centro de colaboración. Estos conceptos están estrechamente relacionados con el trabajo flexible que se realiza en la oficina y mediante el uso compartido de escritorios. Nos basamos en referencias internas y externas para el diseño espacial y organizativo.
Además, trabajamos con usted para diseñar una serie de equipos para un espacio de trabajo óptimo fuera de la oficina, incluso con posibles modelos de financiación. El equipamiento de un espacio de trabajo remoto también incluye la elección del hardware y el software adecuados.
El trabajo distribuido requiere unas condiciones organizativas adecuadas. Le ayudamos a elaborar directrices sobre la presencia de los empleados en momentos y lugares concretos, así como normas para el cumplimiento de las disposiciones legales, como la seguridad laboral y la seguridad de la información, en todos los lugares de trabajo.
Los empleados deben tener iniciativa cuando trabajan a distancia. Por ello, ofrecemos formación para la autoorganización y la gestión del tiempo.
Medir el éxito - Sabemos lo que importa
Junto con usted, seleccionamos los indicadores clave de rendimiento (KPI) adecuados que puede utilizar para medir el éxito de las opciones de lugar de trabajo rediseñadas espacial y organizativamente en su empresa. A continuación se ofrecen algunos KPI seleccionados para el trabajo en la oficina y a distancia.
KPIs específicos de la oficina
- Espacio por empleado y por tipo de trabajo
- Cambio en la distribución del espacio (oficinas individuales, áreas creativas, etc.)
- Número de puestos de trabajo por empleado
- Utilización de las salas de reuniones
- Costes de infraestructura, costes auxiliares y espacios auxiliares
- Frecuencia de uso de la oficina
KPIs para el trabajo desde casa o a distancia
- Distancia o radio de los domicilios del lugar de trabajo
- Tasa de empleados que trabajan desde casa o a distancia
- Resumen de los equipos de oficina prestados
¿Tiene preguntas sobre los lugares de trabajo? Póngase en contacto con nosotros hoy mismo.
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